Bürokratie im Todesfall

Phase 1: Die ersten Stunden

Todesbescheinigung (Leichenschau)

Ein Arzt muss den Tod offiziell feststellen und die Todesbescheinigung (Totenschein) ausstellen. Im Krankenhaus erledigt das der behandelnde Arzt. Zu Hause: Hausarzt oder ärztlicher Bereitschaftsdienst rufen. Kosten: 50–160 €, mit Zuschlägen nachts und am Wochenende.

Bestattungsunternehmen kontaktieren

Der Verstorbene muss innerhalb der landesrechtlichen Frist (je nach Bundesland 24–48 Stunden) in einen Kühlraum überführt werden. Zu Hause darf der Verstorbene länger aufgebahrt werden, wenn er gekühlt wird. Waschen, Ankleiden und die Aufbahrung dürfen Familien selbst übernehmen.

Dokumente des Verstorbenen finden

In den ersten Stunden benötigt die Familie: Personalausweis, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Testament, Bestattungsvorsorgevertrag, Versicherungspolicen, Mietvertrag, Bankdaten und Krankenkassenkarte.

Phase 2: Die ersten 3 Tage — harte Fristen

Standesamt: Tod anmelden

Frist: Innerhalb von 3 Werktagen. Das Standesamt des Bezirks, in dem die Person gestorben ist, stellt die Sterbeurkunde aus.

Tipp: Bestellen Sie sofort 5–8 beglaubigte Kopien der Sterbeurkunde (je 5–12 €). Sie brauchen sie für Banken, Versicherungen, Rentenversicherung, Nachlassgericht und Vermieter. Eine internationale Sterbeurkunde (15–25 €) ist nötig, wenn der Verstorbene Familie oder Vermögen im Ausland hatte.

Bestattung organisieren

Die Bestattungsfrist variiert nach Bundesland:

Bundesland	Mindestwartezeit	Maximum
Berlin	48 Stunden	Nicht festgelegt
Bayern	48 Stunden	96 Stunden
NRW	24 Stunden	10 Tage
Hamburg	36 Stunden	Nicht festgelegt
Baden-Württemberg	48 Stunden	96 Stunden
Niedersachsen	48 Stunden	8 Tage

Bei Feuerbestattung ist eine zweite Leichenschau erforderlich (ca. 31–50 €). Die Einäscherung selbst kostet ca. 200–400 €.

Krankenkasse benachrichtigen

Keine harte Frist, aber dringend. War der Verstorbene Hauptversicherter, verlieren familienversicherte Angehörige ihren Schutz und müssen sofort eine eigene Versicherung abschließen.

Phase 3: Erste Woche bis erster Monat — Benachrichtigungen

Mit Fristen und finanziellen Folgen

Stelle	Was senden	Frist	Bei Verzögerung
Rentenversicherung	Sterbeurkunde	Sofort	Überzahlungen müssen von Erben zurückgezahlt werden
Finanzamt	Todesmeldung	3 Monate (bei Erbschaft über Freibetrag)	Verspätungszuschlag und Zinsen
Bank(en)	Sterbeurkunde + Erbschein	So schnell wie möglich	Daueraufträge laufen weiter
Vermieter	Sterbeurkunde	1 Monat	Miete läuft weiter; 3-Monats-Sonderkündigungsrecht für Erben
Lebensversicherung	Sterbeurkunde + Policennummer	Laut Police (48h–30 Tage)	Auszahlung verzögert oder verwirkt
KFZ-Versicherung	Sterbeurkunde	Sofort (wenn Auto in Gebrauch)	Unfälle nicht versichert

Ohne harte Frist, aber wichtig

Telefon- und Internetanbieter, Strom/Gas/Wasser, GEZ (18,36 €/Monat), Abonnements (Netflix, Spotify, Fitnessstudio, Zeitungen), Post (Nachsendeantrag: 28,90 € für 6 Monate), Social Media (Facebook, Google, Instagram), Kfz-Zulassungsstelle, Haustiere.

Tipp: Unsere Musterbriefe enthalten vorformulierte Schreiben für jede dieser Stellen — mit allen nötigen Angaben.

Phase 4: Erbschaft — der rechtliche Prozess

Erbschein

Der offizielle Nachweis, wer erbt. Beantragt beim Nachlassgericht am letzten Wohnort des Verstorbenen. Bei notariellem Testament ist kein Erbschein nötig — das Eröffnungsprotokoll reicht.

Nachlasswert	Kosten (ca.)
10.000 €	75 €
50.000 €	165 €
200.000 €	435 €
500.000 €	935 €

Erbausschlagung

Achtung — 6-Wochen-Frist: Wer ein überschuldetes Erbe nicht innerhalb von 6 Wochen ausschlägt, haftet mit seinem eigenen Vermögen für die Schulden. Die Frist beginnt, wenn Sie vom Erbe erfahren. Beim Nachlassgericht persönlich oder per notariell beglaubigter Erklärung. Kosten: 30 €.

Erbschaftsteuer

Jeder Erbe muss die Erbschaft innerhalb von 3 Monaten beim Finanzamt melden (§30 ErbStG).

Verwandtschaft	Freibetrag	Steuerklasse
Ehepartner / eingetragener Partner	500.000 €	I
Kinder	400.000 €	I
Enkelkinder	200.000 €	I
Eltern	100.000 €	I
Geschwister	20.000 €	II
Unverheiratete Partner	20.000 €	III

Grundbuchübertragung

Bei Immobilien: Grundbuchamt benachrichtigen. Innerhalb von 2 Jahren nach dem Tod ist die Übertragung gebührenfrei. Danach fallen Standardgebühren an.

Phase 5: Monate danach — offene Enden

Letzte Steuererklärung: Die Erben sind verantwortlich für die Steuererklärung des Todesjahres. Frist: 31. Juli des Folgejahres. Der überlebende Ehepartner kann eine gemeinsame Veranlagung beantragen — fast immer finanziell vorteilhaft.

Wohnungsauflösung: Erben haben ein Sonderkündigungsrecht mit 3 Monaten Kündigungsfrist. Entrümpelungsfirmen: 500–3.000+ € je nach Größe und Zustand.

Witwenrente: Kleine Witwenrente (25% der Rente des Verstorbenen, für 2 Jahre) oder Große Witwenrente (55%, unbefristet, wenn über 47, behindert oder mit Kind). Im Sterbevierteljahr (erste 3 Monate) wird die volle Rente des Verstorbenen gezahlt.

Waisenrente: Halbwaise: 10% der Rente. Vollwaise: 20%. Bis 18 Jahre (oder 27 bei Ausbildung).

Bestattungskostenhilfe: Wer die Bestattung nicht bezahlen kann: Antrag beim Sozialamt (§74 SGB XII) — möglichst vor oder kurz nach der Bestattung.